The Availability of Data and the Sources in Real Estate Industry

When the reasons for the search are defined correctly, the next step is to collect a sufficient amount of information. This task is hampered by poor availability and low quality of the information provided. In fact, in Italy the development of market research related to the construction industry is lagging behind the majority of other sectors that produce durable consumer goods. On the other hand, in recent years— and in the wake of what is happening in other countries—a new trend seems to have arisen: a greater role is being given to the financial analysis of real estate investments. Today, many institutions are providing for the creation of comprehensive and detailed databases.

Generally speaking, in relation to the sources from which it comes or from the way in which it is collected, the information is divided into primary and secondary. Primary information normally derives from direct sources and it is detected by the analyst as a function of a particular type of investigation; secondary information derives from indirect sources and therefore collected previously and for different purposes compared to the task assigned to the analyst. Obviously, the first involves a greater expenditure of resources.

The main shortcomings of secondary information are related to:
-The form in which they are made available—usually not consistent with that required by the analyst;
-The fact that they are often outdated.

Sometimes these problems can be overcome through an update and reset of data. It is therefore necessary to replace or supplement the secondary with the primary ones. The latter type of information is obtainable via a direct survey carried out through observations or interviews. The choice of research method depends on the nature of the information that is relevant to the analyst: observing means identifying and recording relevant facts and trends. The facts in the housing market are nothing more than the prices. They represent real and objective data.

The perfect measures of economic size (the value) relating to goods obviously different from the one to be evaluated; the prices are the only basis of the estimate. When prices are not available or search for these lead times and high costs, it is possible to acquire information about the willingness to pay through interviews. In this way, the market is simulated. However, the technique of direct observation of prices is much more reliable than the corresponding information derived from interviews. The latter may be distorted by more or less strategic behaviour of respondents, also taking into account the normal inclination to answer what one believes the interviewer wants to hear. Answers may also be affected by how the question is structured and sometimes by the same interviewer. On the other hand, the interview technique is less expensive but also more versatile: to obtain the desired information, it is sufficient to carry out a survey and it is not necessary to wait for occurring the phenomena that one wants to observe.

It should also be pointed out that prices do not exhaust the request for information necessary for an accurate analysis of real estate investment. Much of the market survey must focus on elements provided in descriptive form. For example, this is true for data regarding the profile of the typical tenant (based on the information obtained by the tenants of similar properties), the profile of the typical resident/consumer or the renters’ reactions to hypothetical changes in terms of the lease, etc.

The indirect sources often make their information available in a raw form, i.e. not immediately usable if not by re-elaboration and integration with data and information from other sources (maybe direct). Among the indirect sources there are both public authorities and private firms specializing in market research. Some of these, through the collection of information, the construction and development of a database, ensuring the distribution, free or paid, of much information in different formats and classifications.

The volume of statistical data available at national and regional level is remarkable and it is often difficult to navigate and understand how to integrate the different secondary information with the primary ones. In fact, the biggest limitation of indirect sources is to incorporate data relating to small areas in statistical tables of larger areas. If the market analysis is confined to a specific area, there is therefore a risk: given the scarcity of specific information of the area, to accumulate useless data readily available relating to larger geographical contexts.

With regards to the main information for the analysis of the housing market (the price), there are several indirect sources that provide average quotations (note that it is not prices) broken down by type of property and location (urban area). The use of these sources is thus able to provide an overall picture about the trends and market behaviour in a particular area and with reference to particular segments.

These sources are therefore useful in a preliminary evaluation summary. The reliability of these indices is questionable when one wants to use them in the final assessment of the investment. There are no two identical buildings and no profitability index, as accurate as it may be, that can be considered an adequate measure of what is happening to the value of a particular property at a precise moment. There may be no correlation between the return on commercial real estate, in street X of the urban area Z, and that of similar properties located in the same area; even the value of a newly built residential property could present a trend of values different to that of a similar property, also for location, but a few years older.

The main cause that weakens the reliability of overall indexes (e.g. quotations), then, is the difficulty of incorporating the definition of a given medium, the large number of factors that affect the value of an investment property. The situation changes, although not by much, with regards to the collection of information about the elements that make up the cost of construction. The problem in this case arises when the enforceability of the investment project still has not been reached. Namely, the estimate of the cost cannot be carried out in an analytical way (with indirect approach) through the development of the bill of quantities of work to be executed. One needs to evaluate the costs with direct processes through the collection of information relating to similar experiences. Even in this case there are direct and indirect sources.

The first are those that provide data and information (primary) immediately useful, effective, coherent and properly organized for practical purposes. Companies operating in the field of production mostly represent these sources and their accounting records constitute information. It is therefore clear that it is not easy access to such information. From this point of view, the better organized companies have a bigger advantage: their estimates are based on direct knowledge of the cost of labour and real productivity, material costs and loss ratios, the use of equipment, overhead costs and any other incidence. Unfortunately, this data is not made public because of the highly competitive nature of the construction industry and secrecy in this case has a logical justification.

The sources provide indirect information derived statistically from historical data; their use requires a conversion or corrections of various types. The information is probabilistic and it consists of cost parameters published by organizations, public institutions and the press dealing with the economic aspects of building technology. This data is related to the national market, regional or provincial, and is classified by quality and consistency of the work or building type. Of course, there is historical data, reported at a time has already elapsed. This nature makes them unsuitable for immediate use. The transfer of this information to the real conditions of a project under consideration thus involves the application of a series of corrections to operate normally using coefficients, which reflect the temporal differentiation: typological and location.

Die Verfügbarkeit der Daten und die Quellen 
Im Immobilienmarkt

Wenn die Gründe für die Suche richtig definiert sind, besteht der nächste Schritt darin, eine ausreichende Menge an Informationen zu sammeln. Diese Aufgabe wird durch schlechte Verfügbarkeit und schlechte Qualität der bereitgestellten Informationen behindert. Tatsächlich ist in Italien die Entwicklung der Marktforschung im Zusammenhang mit der Bauindustrie hinter den meisten anderen Sektoren zurückgeblieben, die langlebige Konsumgüter herstellen. Andererseits scheint in den letzten Jahren – und im Zuge der Entwicklungen in anderen Ländern – ein neuer Trend aufgetreten zu sein: Der Finanzanalyse von Immobilieninvestitionen wird eine größere Rolle beigemessen. Viele Institutionen sorgen heute für die Erstellung umfassender und detaillierter Datenbanken.

Im Allgemeinen werden die Informationen in Bezug auf die Quellen, aus denen sie stammen, oder auf die Art und Weise, in der sie gesammelt werden, in primäre und sekundäre unterteilt. Primärinformationen stammen normalerweise aus direkten Quellen und werden vom Analysten in Abhängigkeit von einer bestimmten Art von Untersuchung ermittelt. Sekundärinformationen stammen aus indirekten Quellen und werden daher früher und zu anderen Zwecken gesammelt als die dem Analysten übertragene Aufgabe. Offensichtlich ist der erste mit einem höheren Ressourcenaufwand verbunden.

Die Hauptmängel von Sekundärinformationen betreffen:
-Die Form, in der sie zur Verfügung gestellt werden – in der Regel nicht im Einklang mit der vom Analysten geforderten Form;
-Die Tatsache, dass sie oft veraltet sind.

Manchmal können diese Probleme durch eine Aktualisierung und ein Zurücksetzen der Daten behoben werden. Es ist daher notwendig, die Sekundärseite durch die Primärseite zu ersetzen oder zu ergänzen. Die letztere Art von Informationen ist über eine direkte Umfrage erhältlich, die durch Beobachtungen oder Interviews durchgeführt wird. Die Wahl der Untersuchungsmethode hängt von der Art der für den Analysten relevanten Informationen ab: Beobachten bedeutet, relevante Fakten und Trends zu identifizieren und aufzuzeichnen. Die Fakten auf dem Wohnungsmarkt sind nichts anderes als die Preise. Sie repräsentieren reale und objektive Daten.

Das perfekte Maß für die wirtschaftliche Größe (der Wert) von Waren, die sich offensichtlich von der zu bewertenden unterscheiden. Die Preise sind die einzige Grundlage für die Schätzung. Wenn keine Preise verfügbar sind oder nach diesen Vorlaufzeiten und hohen Kosten gesucht wird, ist es möglich, Informationen über die Zahlungsbereitschaft durch Interviews zu erhalten. Auf diese Weise wird der Markt simuliert. Die Technik der direkten Beobachtung von Preisen ist jedoch viel zuverlässiger als die entsprechenden Informationen aus Interviews. Letzteres kann durch mehr oder weniger strategisches Verhalten der Befragten verzerrt sein, auch unter Berücksichtigung der normalen Neigung, zu antworten, was der Interviewer zu hören glaubt. Die Antworten können auch davon abhängen, wie die Frage strukturiert ist und manchmal von demselben Interviewer. Andererseits ist die Befragungstechnik kostengünstiger, aber auch vielseitiger: Um die gewünschten Informationen zu erhalten, reicht es aus, eine Umfrage durchzuführen, und es ist nicht erforderlich, auf das Auftreten der Phänomene zu warten, die beobachtet werden sollen.

Es ist auch darauf hinzuweisen, dass die Preise die für eine genaue Analyse der Immobilieninvestitionen erforderlichen Informationsanforderungen nicht erschöpfen. Ein Großteil der Markterhebung muss sich auf beschreibende Elemente konzentrieren. Dies gilt beispielsweise für Daten zum Profil des typischen Mieters (basierend auf den von den Mietern mit ähnlichen Eigenschaften erhaltenen Informationen), zum Profil des typischen Bewohners / Verbrauchers oder zu den Reaktionen der Mieter auf hypothetische Änderungen im Hinblick auf den Mietvertrag, usw.

Die indirekten Quellen stellen ihre Informationen häufig in Rohform zur Verfügung, d. H. Sie können nicht sofort verwendet werden, wenn sie nicht erneut ausgearbeitet und in Daten und Informationen aus anderen Quellen (möglicherweise direkt) integriert werden. Zu den indirekten Quellen zählen sowohl öffentliche Behörden als auch auf Marktforschung spezialisierte Privatunternehmen. Einige von diesen stellen durch die Sammlung von Informationen, den Aufbau und die Entwicklung einer Datenbank die kostenlose oder kostenpflichtige Verteilung vieler Informationen in verschiedenen Formaten und Klassifikationen sicher.

Das Volumen der auf nationaler und regionaler Ebene verfügbaren statistischen Daten ist beachtlich und es ist oft schwierig zu navigieren und zu verstehen, wie die verschiedenen sekundären Informationen in die primären Informationen integriert werden können. Tatsächlich besteht die größte Einschränkung indirekter Quellen darin, Daten zu kleinen Flächen in statistische Tabellen größerer Flächen aufzunehmen. Wenn die Marktanalyse auf ein bestimmtes Gebiet beschränkt ist, besteht daher die Gefahr, dass angesichts der geringen spezifischen Informationen des Gebiets unbrauchbare Daten zu größeren geografischen Kontexten gesammelt werden.

In Bezug auf die wichtigsten Informationen für die Analyse des Wohnungsmarktes (der Preis) gibt es mehrere indirekte Quellen, die Durchschnittsnotierungen liefern (beachten Sie, dass es sich nicht um Preise handelt), die nach Art der Immobilie und Lage (Stadtgebiet) aufgeschlüsselt sind. Die Verwendung dieser Quellen kann somit ein Gesamtbild über die Trends und das Marktverhalten in einem bestimmten Bereich liefern Bereich und unter Bezugnahme auf bestimmte Segmente.

Diese Quellen sind daher in einer vorläufigen Bewertungszusammenfassung nützlich. Die Zuverlässigkeit dieser Indizes ist fraglich, wenn man sie für die endgültige Beurteilung der Anlage verwenden möchte. Es gibt keine zwei identischen Gebäude und keinen so genauen Rentabilitätsindex, der als angemessenes Maß dafür angesehen werden kann, was mit dem Wert einer bestimmten Immobilie zu einem bestimmten Zeitpunkt geschieht. Es besteht möglicherweise keine Korrelation zwischen der Rendite von Gewerbeimmobilien in der Straße X des Stadtgebiets Z und der Rendite von ähnlichen Immobilien in demselben Gebiet. Sogar der Wert einer neu gebauten Wohnimmobilie könnte eine andere Wertentwicklung aufweisen als eine ähnliche Immobilie, auch in Bezug auf die Lage, jedoch einige Jahre älter.

Die Hauptursache, die die Zuverlässigkeit der Gesamtindizes (z. B. Notierungen) schwächt, ist die Schwierigkeit, die Definition eines bestimmten Mediums zu berücksichtigen, die große Anzahl von Faktoren, die den Wert einer als Finanzinvestition gehaltenen Immobilie beeinflussen. Die Situation ändert sich, wenn auch nicht wesentlich, in Bezug auf die Sammlung von Informationen zu den Elementen, aus denen die Baukosten bestehen. Das Problem tritt in diesem Fall auf, wenn die Durchsetzbarkeit des Investitionsvorhabens noch nicht erreicht ist. Die Schätzung der Kosten kann nämlich nicht auf analytische Weise (mit indirektem Ansatz) durch die Entwicklung der Stückliste der auszuführenden Arbeitsmengen durchgeführt werden. Man muss die Kosten mit direkten Prozessen durch die Sammlung von Informationen über ähnliche Erfahrungen bewerten. Auch in diesem Fall gibt es direkte und indirekte Quellen.

Die ersten sind diejenigen, die Daten und Informationen (primär) bereitstellen, die für praktische Zwecke sofort nützlich, effektiv, kohärent und ordnungsgemäß organisiert sind. Unternehmen, die im Bereich der Produktion tätig sind, repräsentieren meist diese Quellen und ihre Buchhaltungsunterlagen sind Informationen. Es ist daher klar, dass es nicht einfach ist, auf solche Informationen zuzugreifen. Aus dieser Sicht haben die besser organisierten Unternehmen einen größeren Vorteil: Ihre Schätzungen basieren auf direkten Kenntnissen der Arbeitskosten und der tatsächlichen Produktivität, der Materialkosten und Verlustquoten, des Einsatzes von Ausrüstung, der Gemeinkosten und anderer Vorkommnisse. Leider werden diese Daten aufgrund des starken Wettbewerbs in der Baubranche nicht veröffentlicht, und die Geheimhaltung in diesem Fall ist logisch zu begründen.

Die Quellen liefern indirekte Informationen, die statistisch aus historischen Daten abgeleitet wurden. Ihre Verwendung erfordert eine Konvertierung oder Korrekturen verschiedener Art. Die Informationen sind probabilistisch und bestehen aus Kostenparametern, die von Organisationen, öffentlichen Institutionen und der Presse veröffentlicht wurden und sich mit den wirtschaftlichen Aspekten der Gebäudetechnik befassen. Diese Daten beziehen sich auf den nationalen, regionalen oder regionalen Markt und werden nach Qualität und Konsistenz der Arbeit oder des Gebäudetyps klassifiziert. Natürlich gibt es historische Daten, die zu einem Zeitpunkt bereits verstrichen sind. Diese Art macht sie für den sofortigen Gebrauch ungeeignet. Die Übermittlung dieser Informationen um die tatsächlichen Bedingungen eines betrachteten Projekts zu berücksichtigen, müssen daher eine Reihe von Korrekturen vorgenommen werden, um unter Verwendung von Koeffizienten normal zu arbeiten, die die zeitliche Differenzierung widerspiegeln: typologisch und örtlich.

Translation: PropTech Switzerland, 20.10.2019
Graphic: made in PropTech Switzerland
Quelle: Real Estate Investing, Market Analysis, Valuation Techniques, and Risk Management, Benedetto Manganelli, 2015